草稿，是公文的原始文稿，包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草稿、修改稿等多种形式、是草拟成文的未定稿均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备正式公文的效用。定稿又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即经机关领导人审核并签发，正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是制作公文正本的标准依据。正本，根据定稿印制是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。副本，再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查，知照使用。与正本在内容上并无区别，只是作用不同。